Makin banyak
perusahaan yang membolehkan para calon karyawan untuk mengirimkan lamarannya
lewat email. Hal ini tentunya menguntungkan baik bagi perusahaan maupun
pelamar. Bagi perusahaan, ini akan mengurangi jumlah surat lamaran dalam bentuk
kertas yang harus mereka terima dan arsipkan. Selain itu, lebih mudah bagi
perusahaan untuk mem-forward surat lamaran berbentuk email ke para usernya.
Bagi calon
karyawan, ini akan menolong mereka untuk mengirimkan lamaran secara cepat. Jika
Anda mengirimkan lamaran ke banyak perusahaan, dengan mudah Anda dapat mengkopi
email lamaran Anda sebelumnya dan menyesuaikannya.
Tentu saja
semua tips umum menulis surat lamaran tetap perlu diikuti.
1. Judul
Email
Judul email Anda haruslah menolong penerimanya untuk segera mengetahui maksud
dari email Anda. Karena itu tuliskan judul yang jelas tetapi singkat. Sebagai
contoh, Anda dapat menuliskannya sebagai berikut “Lamaran untuk Posisi Manajer
Pemasaran”.
Catatan: Baca
dengan baik iklan lowongan kerja tersebut. Sering kali mereka meminta Anda
menuliskan kode tertentu di judul atau subject email Anda. Terutama jika pada
saat yang bersamaan mereka mempunyai beberapa lowongan pekerjaan.
2. Dimana
Surat Lamaran Ditulis?
Sering kali kita bingung apakah perlu menuliskannya di badan email atau di file
tersendiri. Menurut teman saya yang bekerja di bidang recruiting sebuah
perusahaan multinational, Anda dapat menuliskan surat lamaran (cover letter)
Anda di badan email. Artinya, perusahaan tetap akan menerima surat lamaran Anda
dengan baik. Pengalaman saya, tidak pernah ada perusahaan yang menolak lamaran
yang suratnya dituliskan di badan email.
3. Bagaimana
dengan Resume?
Jangan menulis resume Anda di badan email. Tuliskan dalam file tersendiri dan
jadikan sebagai lampiran email Anda.
4. Jenis Attach dokumen yang Dikirim Word,
PDF, atau Text?
Biasanya perusahaan akan menuliskan pada iklan lowongan kerja jenis file yang
bisa Anda kirim. Walaupun umumnya meminta file MS Word, terkadang mereka
mengijinkan Anda untuk mengirimkan file berformat pdf. Jika tidak disebutkan,
kirimkan resume Anda dalam file MS Word (.doc).
File text
(ekstension .txt) lebih baik tidak digunakan karena pada saat dikirim dengan
email, file tersebut terkadang muncul di badan email. Ini terutama jika Anda
menggunakan email gratis di Web, seperti Yahoo!, Gmail, atau Hotmail.
5. Ukuran/Bobot (Size) Email
Usahakan ukuran email anda termasuk lampirannya (attach) tidak
melebihi 300 kb. Ukuran email ini terutama dipengaruhi oleh ukuran file
yang di-attach (dilampirkan). Karena itu periksa besar file yang anda
lampirkan. Jika anda diminta menyertakan foto, jangan masukkan file foto
yang size-nya (bobot filenya) terlalu besar. Perkecil size-nya (bobot
filenya) dengan menggunakan berbagai jenis program photo editor.
6. Dijadikan Satu dalam Bentuk ZIP
Bentuk file zip adalah bentuk file yang dimampatkan (dipadatkan) dan
saat ini sudah umum dilakukan. Bahkan banyak perusahaan yang meminta
agar file-file yang dilampirkan (di attach) dijadikan satu dalam sebuah
file zip. Sehingga selain size-nya (ukuran file) menjadi lebih
kecil/ringan, juga jumlah file yang dikirim (di attach) menjadi hanya
satu file. Ini memudahkan pihak perusahaan dalam mendokumentasikan dan
menyortir file-file dari pelamar.
7. File Attach yang Terlalu Besar Akan Diabaikan
Dapat anda bayangkan sendiri, bila anda menerima kiriman file di
email yang size-nya besar, misalkan sampai lebih dari 1 MB. Tentunya
anda malas untuk membukanya (men-download-nya). Demikian juga dengan
perusahaan yang menerima email lamaran kerja anda. Bila file attach-nya
terlalu besar, otomatis perusahaan tersebut akan malas untuk
membuka/mendowload file kiriman anda. Dengan kata lain anda telah gagal
hanya di masalah pengiriman email saja. Jadi ikutilah tips nomor 5 di
atas.
8. Email
Signature
Email signature adalah text yang dituliskan secara otomatis oleh provider email
Anda. Signature ini bisa Anda program sendiri, atau bagian dari iklan untuk
penyedia jasa email tersebut. Adanya signature ini mengurangi kesan profesional
pada lamaran Anda.
Email web gratis seperti Yahoo! dan Hotmail
menambahkan signature ini secara otomatis pada semua email yang mereka kirim.
Sedangkan Gmail tidak. Inilah alasan pertama saya memilih Gmail untuk
mengirimkan lamaran-lamaran saya.
9. Test
Kirim
Untuk surat lamaran yang dikirim lewat email, selain melakukan proof read, Anda
juga perlu melakukan test pengiriman. Lakukan ini dengan mengirimkan email
lamaran Anda, lengkap dengan attachment-nya ke email lain. Tentunya jangan
kirimkan email percobaan tersebut ke email perusahaan yang Anda tuju. Kirim ke
alamat email lain yang Anda punya. Jika Anda hanya mempunyai satu alamat email,
Anda bisa membuat alamat email baru di Yahoo!, Gmail, atau Hotmail.
Apa
pentingnya langkah ini? Sering kali format email yang Anda kirim berubah
setelah sampai di alamat email lain. Saat mengirimkan email dari Yahoo! ke
Gmail, saya perhatikan spasi email saya berubah dari satu menjadi dua. Tapi
sebaliknya, email yang saya kirim dari Gmail ke Yahoo! tidak berubah formatnya.
Ini alasan kedua saya menggunakan Gmail untuk mengirimkan lamaran saya. (tmps)
Sumber : Berbagai Sumber
Tidak ada komentar:
Posting Komentar